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Reuniones efectivas #NoMeetings

El volumen de reuniones poco efectivas que inundan las agendas de todo el mundo nos hace perder el foco de lo importante.

Mantener el foco es uno de los elementos más importantes para conseguir cualquier objetivo. La hiperconectividad, la necesidad de inmediatez en tener respuesta o resultados, son algunos de los elementos que nos generan un ruido inmenso en el camino para conseguirlos.

Un reflejo de este síntoma lo encontramos en el volumen de reuniones poco efectivas que inundan las agendas de todo el mundo. Cuanto más grande sea la compañía, mayor tiempo de dedicación será necesario a las reuniones.

Pero este problema ya pasaba antes de la pandemia, el efecto COVID solo lo ha agravado al poder realizar facilmente muchas más reuniones en el mismo margen de tiempo.

Reunirse no es malo en si mismo, al contrario, favorece la comunicación y el crecimiento de ideas, el problema está en la poca efectividad de la reunión. “Qué hemos conseguido al finalizar la reunión?” seguramente muy poco, en la mayoría de los casos será necesario otra reunión adicional para continuar hablando de los mismo. Pensemos que, por ejemplo si en una reunión hay 3 personas durante una hora, esto tiene un coste para la compañía, si a esto le sumamos las múltiples reuniones que pueda tener una persona a lo largo de la semana, el coste se dispara…

Y si el coste invertido tiene su efectividad, puede tener sentido, sin embargo, el problema viene cuando reunirte con otros se convierte en tu trabajo y apenas tienes tiempo para dedicarle a las tareas relacionadas con tu rol, que son realmente las importantes.

La mala gestión de las reuniones es sin duda un síntoma de la mala gestión del tiempo de una persona. Y es esto lo que nos hace perder el foco de lo realmente importante.

Para mejorarlo, tendremos que empezar por gestionar mejor nuestro tiempo, principalmente priorizando la agenda y haciendo efectivas las reuniones.

Nuestra agenda es un reflejo de a lo que realmente estamos poniendo foco, estar siempre reunido no es bueno, no tener tiempo para dedicarle a las tareas en las que aportamos afecta a nuestro resultado final. Estar en todas las reuniones sin aportar ni que te aporten tampoco ayuda. Nuestra compañera Macarena Sirera ha estado impulsando en el equipo la optimización de las reuniones para ser más efectivas, para lo que propone diferentes medidas del movimiento #NoMeetings.

Por un lado, debemos trabajar en la preparación de la reunión de manera que:

  • Empecemos a seleccionar las reuniones a las que realmente nos aportan o podemos aportar. No tengamos miedo a rechazar reuniones.
  • La gestión del calendario debe estar orientada a alcanzar nuestros objetivos semanales y anuales. Ayuda utilizar colores en la agenda para diferenciar la importancia o el propósito de las reuniones.
  • Fijar por adelantado huecos consecutivos para reunirte y otros para realizar tus tareas ayuda muchísimos, no hay nada peor que los cambios de contexto.
  • Exijamos que el convocante tenga una agenda y un objetivo, tengamos claro para que es la reunión y que queremos conseguir al final. Aseguremos que está bien marcado los temas a tratar para no divagar.
  • Exijamos al convocante que el tiempo de duración sea el mínimo posible, “Menos es más”.
  • En modelo de trabajo remoto, exijamos que no acabe en bloques de media hora, por ejemplo que duren 25 minutos o 50 minutos, de este modo tendremos tiempo para chequear el correo antes de la siguiente reunión o levantarnos, lo que ayudará a mantener el foco en la reunión.
  • Exijamos puntualidad, tanto para llegar a la reunión, como para terminarla. Y en caso de llegar tarde, avisar ayuda al resto 😊. En mi caso, si el convocante llega tarde y no avisa en 5m, salgo de la reunión.

Durante el transcurso de la reunión:

  • Debemos asegurarnos que se respeta la agenda.
  • Si la reunión no se ha preparado anteriormente, si no se lleva algún documento, la idea trabajada o no hay nada que enseñar, es síntoma de una reunión en la que se va a divagar. Aplacemos la reunión, no pasa nada. También ayuda mucho enviar la documentación antes para que haya oportunidad de leerla.
  • Exijamos puntualidad, la agenda ayuda a marcar esos tiempos, si quedan 5 minutos, es tiempo de ir a las conclusiones y siguientes pasos.
  • Grabar las reuniones no sirve de nada para el que no va, es muy complicado sacar tiempo para ver una grabación de una reunión a la que no has podido ir…
  • Al finalizar la reunión, compartamos las conclusiones y tareas en caso de tener que hacer seguimiento. Por ejemplo, respondiendo sobre el appointment con lo acordado.

En definitiva, hay muchas técnicas para mejorar la gestión del tiempo, pero la más importante empieza por nosotros mismos por luchar para mantener el foco.

Por Mario Cortés

Especializado en proporcionar una visión tecnológica a las estrategias digitales de las compañías. Con más de 15 años de experiencia como consultor en el mundo de la tecnología, se ha centrado en aportar soluciones de colaboración y de negocio.
Galardonado como Microsoft Most Valuable Professional en Office 365 desde el 2011 al 2018, he participado en múltiples conferencias y artículos tecnológicos.